How-To: Wissenschaftliche Mitarbeiter finden

Wie kleine und mittelständische Kanzleien es schaffen, im Jahr 2024 effektiv Talente für eine Mitarbeit zu gewinnen (ohne viel Zeit und Geld in Recruiting zu investieren)

„Die jungen Juristen haben heute wohl einfach keine Lust mehr auf wissenschaftliche Mitarbeit.“

Sätze wie diesen habe ich schon öfter von überlasteten Rechtsanwälten gehört, die Schwierigkeiten hatten, produktive Talente in ihr Team zu holen.

Unmotiviert und realitätsfern: Sind unsere Nachwuchsjuristen der Generationen Y und Z schlicht arbeitsmarktuntauglich? Als jemand, der selbst zu dieser teilweise beschimpften Generation von Nachwuchsjuristen gehört und täglich mit jungen Juristen zusammenarbeitet, kann ich Sie beruhigen und Ihnen versichern, dass dies nicht der Fall ist.

Engagierte und hochqualifizierte Talente gibt es. Genug. Es verändern sich lediglich ihre Werte und Prioritäten: "von Sicherheit zu Flexibilität, von Wohlstand zu Freiheit."¹ Und es verändert sich die Art und Weise, wie moderne Kanzleien diese Talente finden und effektiv mit ihnen zusammenarbeiten.

In diesem Artikel werden Sie erfahren, wie Sie zeitgemäße Personalstrategien und moderne Arbeitsformen nutzen, um effizient mit hochproduktiven Talenten zusammenzuarbeiten. Nachdem wir kurz darüber gesprochen haben, wieso traditionelle Besetzungsstrategien in der heutigen Marktsituation nicht mehr funktionieren, werden Sie praktische Lösungsansätze kennenlernen, mit denen Sie es schaffen, unter den geänderten Rahmenbedingung sofort produktive Talente zu finden und zu halten – unabhängig von der Größe Ihrer Kanzlei, Ihrem Recruiting-Budget und Ihrem Standort.

Nach dem Lesen dieses Artikels werden Sie imstande sein, Ihr Team zuverlässig zu verstärken und sich dadurch effektiv zu entlasten.

Der Kampf um Talente

Kanzleien suchen händeringend nach qualifiziertem Personal. Während die deutsche Anwaltschaft schrumpft und altert – das Durchschnittsalter ist hier seit 2002 von 43,9 auf 51,7 Jahre angestiegen²​ ​– sinken gleichzeitig die Absolventenzahlen. Insbesondere hochqualifizierte Volljuristen gibt es immer weniger: Während 2009 noch mehr als 9000 Absolvent*innen das zweite Staatsexamen erfolgreich beendeten, waren es 2020 nur noch 7.818 Prüflinge.³​​ Der Fachkräftemangel wird durch die weiterhin anhaltenden Auswirkungen des „Big Quit“ intensivert, der großen Kündigungswelle, die seit 2022 auch Deutschland und seine Kanzleien erreicht hat. Im Rahmen einer aktuellen Studie von Wolters Kluwer aus dem Jahr 2022 haben 70% aller befragten Juristen angegeben, ihre Kanzlei habe bereits bedeutende Auswirkungen der Kündigungswelle gespürt; 58% aller Juristen gaben an, es sei sehr bzw. eher wahrscheinlich, dass sie ihre derzeitige Kanzlei im nächsten Jahr verlassen.⁴​ ​Umso wichtiger ist es daher für Kanzleien, sich intensiver mit dem Thema der Nachwuchsgewinnung und -bindung auseinanderzusetzen.​

Wenn traditionelle Personalstrategien nicht mehr ausreichen

Allein auf die herkömmlichen Personalstrategien können sich Kanzleien dabei nicht mehr verlassen. Insbesondere ist es heute nicht mehr ausreichend, Stellenanzeigen zu schalten und dann abzuwarten und zu hoffen, dass sich der Traumkandidat oder die Traumkandidatin von selbst bewirbt. Der sich verändernde Bewerbermarkt erfordert von Kanzleien ein grundlegendes Umdenken und das Sich-Öffnen gegenüber modernen Formen des Recruitings und der Zusammenarbeit. Bislang sind Kanzleien diesen Herausforderungen nicht gewachsen: Nur etwa 28% der von Wolters Kluwer befragten Juristen halten ihre Kanzlei für sehr gut dazu imstande, juristisches Personal einzustellen bzw. zu halten.⁵

Aus diesen ernüchternden Zahlen ergibt sich - gerade für Inhaber von kleinen und mittelständischen Kanzleien - allerdings auch die Chance, sich durch eine zeitgemäße Personalstrategie einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil im Kampf um die besten Talente zu verschaffen – auch gegenüber Großkanzleien.

Die beiden wichtigsten Schlüssel, um in der aktuellen Marktsituation erfolgreich produktive Nachwuchsjuristen anzuziehen und mit ihnen effizient und langfristig zusammenzuarbeiten, sind:

1. Kultivierung einer attraktiven Kanzleikultur
   

2. Nutzung zeitgemäßer Besetzungsstrategien

Die Kanzleikultur von morgen

Der Begriff des Employer-Brandings ist seit einigen Jahren auch in der deutschen Kanzleiwelt als wichtiges Herzstück effektiver Recruiting-Arbeit angekommen. Employer Branding ist die Kunst, die eigene Marke zu stärken und als attraktiven Arbeitgeber am Markt zu positionieren. Dies ist nicht nur für große Unternehmen und Großkanzleien wichtig, sondern auch für Einzelanwälte und kleine Anwaltskanzleien, die im Wettbewerb um talentierte Verstärkung stehen.

Damit Sie Ihre Marke wirksam stärken und sich als attraktiven Arbeitgeber präsentieren können, müssen Sie zunächst verstehen, welche Erwartungen junge Juristen an einen modernen Arbeitgeber haben.

Was macht Talente glücklich?

Die Forderungen der nächsten Generation

Karriereentwicklung und Aufstiegschancen sind für Nachwuchsjuristen nach wie vor wichtig. Allerdings längst nicht mehr um jeden Preis. Oberste Priorität hat für Talente heute die Work-Life-Balance.​⁶ ​Hierzu gehört nicht nur eine moderate Arbeitsbelastung, sondern vor allem auch Flexibilität – sowohl zeitlich als auch örtlich.

Dieser Wertewandel – von Sicherheit zu Flexibilität, von Wohlstand zu Freiheit – der bereits lange vor der Pandemie im Gange war, wurde spätestens durch zwei Jahre voller Lockdowns und Home-Office-Erfahrungen endgültig vollzogen. Junge Juristen wollen mehr Eigenverantwortung übernehmen und stärker mitbestimmen, wenn es darum geht, wann und wo sie arbeiten. So ist die Möglichkeit zur Remote-Arbeit in Kanzleien mittlerweile zum unverzichtbaren Standard geworden.

72% aller Anwältinnen und Anwälte in Kanzleien erwarten, dass sie künftig voll oder teils im Home-Office arbeiten können; nur 28% planen, in Vollzeit im Büro zu arbeiten.​​⁷

Was für junge Anwälte wichtig ist, gilt umso mehr für die kommenden Generationen von Talenten, die sich aktuell noch in der Ausbildung – im Studium, Referendariat oder auf dem Weg zur Promotion – befinden. Kanzleien, die keine flexiblen Home-Office- und Arbeitszeitregelungen anbieten, haben bereits heute große Probleme, langfristig produktive Talente für eine Mitarbeit zu gewinnen.

Der Nachwuchs fordert aber nicht nur Leistungen vom Arbeitgeber ein, sondern ist durchaus selbst leistungsorientiert. Junge Juristen wollen herausfordernde und hochwertige Arbeit erledigen und sich als wichtigen Teil der Projekte fühlen, in die sie eingebunden sind. Wichtiger als eine immer höhere Vergütung ist für sie dabei, dass sie ihre Mitarbeit als sinnhaft wahrnehmen und ihre Arbeit anerkannt und geschätzt wird.

Viele Talente möchten nicht weniger arbeiten, sondern anders: selbstbestimmter und flexibler.

Diesen Wandel zu akzeptieren und zu fördern, ist für Kanzleien essenziell, um sich als modernen Arbeitgeber am Markt zu positionieren.

Die Möglichkeit zur Selbstbestimmung hinsichtlich Arbeitszeit und Arbeitsort gibt jungen Mitarbeitenden zudem das Gefühl, dass ihnen vertraut wird. Sie fühlen sich ernst genommen und wertgeschätzt. Dieses Vertrauen zahlen sie durch Engagement und Leistung zurück. Durch die Möglichkeit zur Selbstbestimmung kann deshalb gleichzeitig die Produktivität der Mitarbeitenden gesteigert und der Stress im Team reduziert werden.

Darüber hinaus ermöglichen großzügige Home-Office-Regelungen es auch, Talente anzuziehen, für die aufgrund des Wohnortes das regelmäßige Aufsuchen der Kanzlei gar nicht in Betracht käme. Vor allem für Kanzleien in kleineren Städten oder ländlichen Gegenden fernab von Jura-Fakultäten, die bislang keine Möglichkeit hatten, Talente direkt aus der Uni oder dem Referendariat heraus zu rekrutieren, ergeben sich durch eine Remote-Zusammenarbeit ganz neue Möglichkeiten. Diese Kanzleien können mittlerweile auf Talente aus ganz Deutschland zugreifen und unabhängig von ihrem Standort um den Nachwuchs konkurrieren. Der Pool der potenziellen Kandidaten vergrößert sich schlagartig.

In der Nutzung moderner Arbeitsformen liegt also immenses Potenzial – nicht nur für das Wohlbefinden und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden, sondern auch für die Produktivität, Flexibilität und Attraktivität der Kanzlei als Ganzes.

Innovative Besetzungsstrategien

Wo sind die Talente?

Damit Sie Talente für eine Mitarbeit in Ihrer Kanzlei begeistern zu können – sei es als wissenschaftliche Mitarbeiter oder Anwaltskolleg:innen – müssen Sie diese zunächst einmal finden und mit ihnen in Kontakt kommen. Die fortschrittlichste, angenehmste und attraktivste Kanzleikultur nützt Ihnen im Recruiting wenig, wenn potenzielle Kandidaten nicht von Ihnen erfahren. Wie schaffen Sie es also – in einer Marktsituation, in der gute Juristen so umkämpft sind wie nie zuvor – Talente kennenzulernen und für eine Mitarbeit in Ihrem Team zu gewinnen?

Wie bereits erwähnt: Wer sich darauf verlässt, dass sich die passenden Kandidaten von selbst bei ihm melden, wird häufig keinen Erfolg mehr haben. Dass sich geeignete Talente bei Kanzleien bewerben, nachdem sie über die altbekannten Jobportale auf eine Stellenanzeige aufmerksam geworden sind, wird immer mehr zur Ausnahme. Zwar erhöhen sich die Chancen auf qualifizierte Bewerber, wenn aus Ihrer Stellenanzeige deutlich hervorgeht, dass in Ihrer Kanzlei all die oben dargestellten Werte gelebt und Benefits geboten werden, die sich das junge Juristenherz wünscht. Das Problem liegt jedoch auch darin, dass Talente gar nicht auf diesen Plattformen aktiv sind.

Die meisten Talente – und gerade auch die besten – sind passiv. Obwohl sie häufig an einer Nebentätigkeit interessiert sind, scannen sie nicht aktiv nach passenden Stellenanzeigen und kontaktieren potenzielle Arbeitgeber.

Active Sourcing als Heilsbringer?

Ein Grund dafür, dass Talente immer passiver werden, liegt in der Tatsache, dass Kanzleien ihrerseits immer aktiver werden (müssen). Kanzleien haben sich der Marktsituation angepasst und kontaktieren inzwischen selbst proaktiv potenzielle Kandidaten. Die Rollenverteilung im Bewerbungsprozess hat sich umgekehrt - die Kanzlei bewirbt sich beim Talent.

Über Karrierenetzwerke wie LinkedIn oder verschiedene Online-Plattformen versuchen Personaler inzwischen, geeignete Kandidaten für ihre Stellen aufzuspüren und direkt zu kontaktieren. "Active Sourcing" nennt man diese Form des Recruitings, die in anderen Branchen schon viel länger üblich ist. Sie hat den Vorteil, dass auch all die passiven Talente erreicht werden können, die nicht aktiv nach Jobs Ausschau halten, aber dennoch offen für neue Herausforderungen sind. Außerdem können Anwaltskanzleien mit dieser Methode gezielter nach Kandidaten suchen, die bestimmte Qualifikationen, Erfahrungen oder Kompetenzen mitbringen, die für sie relevant sind.

Active Sourcing ist allerdings auch mit Nachteilen verbunden: So müssen personalsuchende Kanzleien dabei häufig deutlich mehr Ressourcen für die Recherche, Ansprache und Pflege von potenziellen Kandidaten aufwenden, als wenn sie lediglich auf eingehende Bewerbungen reagieren würden. Zudem besteht die Gefahr, dass Kanzleien unerwünschte oder unprofessionelle Nachrichten an Kandidaten senden, die deren Privatsphäre verletzen oder den Ruf der Kanzlei schädigen könnten. In jedem Fall bedeutet Active Sourcing praktisch zwangsläufig, dass auch Juristen kontaktiert werden, die null Interesse an der vakanten Stelle haben.

Wir finden, dass sich klassisches Active Sourcing vor allem für größere Kanzleien lohnt. Für kleinere Kanzleien ist es dagegen mit zu viel Aufwand bei einer zu geringen Erfolgsquote verbunden.

Uninteressante Job-Portale

Der zweite Grund dafür, dass nur ein Bruchteil der Juristen, die eigentlich Interesse an einer (Neben-)Tätigkeit haben, aktiv Jobportale nach Stellenanzeigen durchsucht, liegt darin, dass die dort ausgeschriebenen Stellen für die allermeisten Talente schlicht uninteressant sind.

Junge Juristen haben wenig Hoffnung, auf den einschlägigen Jobportalen geeignete Stellen zu finden, die sich problemlos in ihren Studien-, Referendars-, Doktoranden- oder sonstigen Alltag integrieren lassen.

Falsches Rechtsgebiet, zu lange Pendelzeiten zum Arbeitsplatz, keine Möglichkeit zur Remote-Mitarbeit, unflexible Arbeitszeitregelungen... Selbst wenn arbeitsuchende Talente bereit sind, eines der ungeliebten Bewerbungsanschreiben aufzusetzen und einen klassischen Bewerbungsprozess zu durchlaufen, fehlen häufig einfach reizvolle Stellenangebote, die sich in den bestehenden Alltag der jungen Juristen gut integrieren lassen.

Talente – insbesondere qualifizierte wissenschaftliche Mitarbeiter und Assessoren, die parallel noch durch Examen, Referendariat oder Promotion eingespannt sind – benötigen mehr Flexibilität, um Kanzleien wirklich produktiv verstärken zu können. Es braucht hier moderne Arbeitsmodelle, die es Talenten ermöglichen, die verschiedenen Baustellen effizient miteinander zu vereinbaren. Gleichzeitig müssen solche Arbeitsmodelle es auch den Kanzleien ermöglichen, ihrerseits ihre Flexibilität und Effizienz zu optimieren.

Die Zukunft der Zusammenarbeit mit Talenten

Eine der Veränderungen, die die Kanzleiwelt aktuell am meisten prägt, vollzieht sich bei der Frage, durch wen die Arbeit in Kanzleien geleistet wird. Der Trend ist hier eindeutig: Kanzleien setzen immer stärker auf den Einsatz von externen Ressourcen und Vertragspersonal. Insbesondere die Zusammenarbeit mit On-Demand-Mitarbeitern ist bei Kanzleien aufgrund der Dynamik und Komplexität des Rechtsmarktes in den letzten Jahren extrem beliebt geworden.

On-Demand-Mitarbeiter sind Juristen, die projektbezogen oder zeitlich begrenzt für eine Kanzlei arbeiten, anstatt dauerhaft angestellt zu sein. Sie werden je nach Bedarf angeheuert – entweder für ein ganz bestimmtes Projekt oder zur vorübergehenden generellen Verstärkung und Entlastung eines Teams.

Der Trend zur Zusammenarbeit mit On-Demand-Mitarbeitern wurde durch die Pandemie weiter verstärkt, da viele Kanzleien ihre Kosten senken und gleichzeitig flexibel auf veränderte Mandantenbedürfnisse reagieren mussten. Dieser Trend hält an - auch nach der Pandemie: 81% der von Wolters Kluwer befragten Juristen erwarten einen verstärkten Einsatz von Drittanbietern bzw. externen Ressourcen in Kanzleien; 78% erwarten einen verstärkten Einsatz von Vertragspersonal.​⁸

On-Demand-Mitarbeiter

Die Zusammenarbeit mit On-Demand-Mitarbeitern bietet Ihnen als Kanzleiinhaber in einer Zeit, in der sich der Markt und die Anforderungen an Rechtsdienstleistungen ständig verändern, enorme Möglichkeiten, Ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und Ihren Mandanten einen besseren Service zu bieten.

Flexibilität & Anpassungsfähigkeit

Durch die flexible Arbeitskraft können Sie Juristen für spezifische Projekte oder Phasen einsetzen, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen. Das ermöglicht es Ihnen, Personalressourcen genau dann einzusetzen, wenn sie benötigt werden, was zu einer optimierten Auslastung führt.

In den meisten Kanzleien variiert die Arbeitsbelastung von Zeit zu Zeit. Ruhigere Phasen wechseln sich mit Phasen sehr starker Auslastung ab. Ergibt sich kurzfristig ein zusätzliches großes Mandat oder eine neue Wachstumsmöglichkeit, kann auf den ansteigenden Personalbedarf mit den herkömmlichen Besetzungsstrategien häufig nicht schnell und flexibel genug reagiert werden. Geeignete Voll- oder Teilzeitkräfte lassen sich in der aktuellen Marksituation bekanntermaßen häufig nicht oder jedenfalls nicht schnell genug finden. Neue Festanstellungen führen zudem zu einer dauerhaften Erhöhung der fixen Personalkosten und sind daher ungeeignet, um auf Belastungsspitzen zu reagieren und gleichzeitig flexibel zu bleiben - wenn etwa nur für einige Wochen oder für ein einzelnes Projekt zusätzliche Unterstützung benötigt wird, oder wenn sich der tatsächlich anfallende Aufwand nur schwer abschätzen lässt. Durch die Zusammenarbeit mit On-Demand-Mitarbeitern gewinnen Kanzleien daher enorm an Flexibilität und an Skalierungs- und Anpassungsfähigkeit.

Spezialisierung & Expertise

Kosteneffizienz & Transparenz

Reduzierung von Overhead-Kosten & Wegfall der Arbeitgeberpflichten

Aufbau langfristiger Beziehungen

Die Zusammenarbeit mit On-Demand-Mitarbeitern ist für Kanzleien zweifellos ein Schritt in die Zukunft. Die Nutzung solcher moderner Arbeitsmodelle ermöglicht es, agiler, effizienter und konkurrenzfähiger zu werden.

Was bei der Zusammenarbeit mit On-Demand-Mitarbeitern jedoch leider häufig viel zu kurz kommt, ist der Aufbau einer langfristigen Verbindung zwischen der Kanzlei und dem temporär hinzugezogenen Juristen. Teilweise scheuen sich Kanzleien noch zu sehr davor, eine echte Integration der On-Demand-Talente in ihre Kanzlei zu ermöglichen und dafür zu sorgen, dass diese Juristen ein wertvoller Teil des Unternehmens und der Arbeitsplatzkultur werden können. Stattdessen knausern einige Kanzleien bislang mit dem Respekt und der Anerkennung, die diesem wichtigen Teil des Humankapitalpuzzles zuteilwerden sollte, sodass der Wert dieser Beziehungen oft nur von kurzer Dauer ist.

Zukunftsorientierte Kanzleiinhaber sollten nachhaltige und langfristige Beziehungen zu den externen Talenten aufbauen, mit denen sie gerne zusammenarbeiten.

Diese Talente können sie dann immer wieder flexibel je nach Bedarf beauftragen, um ihr festes Kernteam temporär zu unterstützen. Das fördert nicht nur den Zusammenhalt, das Vertrauen und die wachsende Identifikation der beauftragten Talente mit der Kanzlei, sondern ermöglicht auch das Sich-Einschleifen von Arbeitsprozessen und die Verkürzung von Recruiting- und Einarbeitungsprozessen. Die Zusammenarbeit wird insgesamt deutlich effektiver, effizienter und angenehmer.

Wird die Zusammenarbeit von Anfang an richtig organisiert, werden Erwartungen transparent kommuniziert und wird das passende On-Demand-Talent ausgewählt, so kann aus einem einzelnen Auftrag eine langfristige und gewinnbringende Zusammenarbeit werden.

Insofern ermöglicht es die temporäre Zusammenarbeit sowohl den Kanzleien als auch den Talenten, die Beziehung zu testen, bevor beide Seiten eine dauerhafte Zusammenarbeit beginnen. Diese für beide Seiten niedrigschwellige Form der Zusammenarbeit – da flexibel, remote und zeitlich begrenzt – ist im aktuellen Bewerbermarkt eine extrem effektive Methode, um zuverlässig fähige Talente kennenzulernen und dadurch jederzeit die passenden Mitarbeiter verfügbar zu haben.

Wo sollten Sie anfangen?

Als Kanzleiinhaber sollten Sie über temporäre Beauftragungen – auf flexibler Stundenbasis – Talente kennenlernen und durch diese Ihr Kernteam je nach Bedarf ergänzen. Funktioniert die Zusammenarbeit mit einem Talent besonders gut, können Sie diesen Juristen immer wieder beauftragen und eine langfristige und nachhaltige Zusammenarbeit etablieren. Auf diese Weise können Sie sich effektiv und flexibel entlasten, um wieder mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben in Ihrer Kanzlei zu haben.

Wir von WissMit Hub helfen Ihnen gerne dabei.

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Quellen:

¹ Oehl, Handelsblatt Industriegipfel 2023, So können Arbeitgeber den "War for Talents" gewinnen, 15.11.2022, abrufbar unter: https://veranstaltungen.handelsblatt.com/industrie/so-koennen-arbeitgeber-den-war-for-talents-gewinnen/.

² Lorenz, LTO, Deutschlands Anwaltschaft vergreist, vom 22.06.2022, abrufbar unter: https://www.lto.de/recht/juristen/b/anwaltschaft-jura-studium-maennlich-weiblich-nachwuchs-syndikus-kanzleien-kilian-dav/.

³ Kring, LTO Karriere, Weniger Jurastudierende und Absolventen, vom 07.12.2022, abrufbar unter https://www.lto.de/karriere/jura-studium/stories/detail/anzahl-jura-studierende-und-absolventen-2019-​​2020​.

⁴ Wolters Kluwer Future Ready Lawyer: Den Wandel anführen, S. 22, Studie abrufbar unter: https://www.wolterskluwer.com/de-de/know/future-ready-lawyer-2022.

⁵ a.a.O., S. 22.

⁶ a.a.O., S. 23.

⁷ a.a.O., S. 24.

⁸ a.a.O., S. 21.